Muster
Vorlage
WORD
Vordruck
Wir, das Unternehmen [Unternehmen], verpflichten uns hiermit, die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in allen Belangen zu beachten und einzuhalten. Wir sind uns der Wichtigkeit des Datenschutzes bewusst und stellen sicher, dass sämtliche personenbezogene Daten gemäß den gesetzlichen Bestimmungen geschützt werden.
1. Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung
Als Verantwortlicher für die Datenverarbeitung stellen wir sicher, dass sämtliche personenbezogene Daten rechtmäßig und transparent erhoben, verarbeitet und genutzt werden. Wir haben klare Zuständigkeiten für den Datenschutz festgelegt und sind Ansprechpartner für betroffene Personen sowie für Datenschutzbehörden.
2. Zweckbindung und Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung
Sämtliche personenbezogene Daten werden nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben und verarbeitet. Wir stellen sicher, dass die erhobenen Daten dem ursprünglichen Zweck entsprechend genutzt werden und keinen anderen Zwecken dienen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt stets auf Basis einer Rechtsgrundlage der DSGVO.
3. Datensicherheit und Vertraulichkeit
Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um die Sicherheit und Vertraulichkeit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Wir setzen entsprechende Vorkehrungen ein, um unbefugten Zugriff, Verlust, Missbrauch oder Veränderung der Daten zu verhindern. Zudem gewährleisten wir eine geschützte Übertragung personenbezogener Daten durch den Einsatz von Verschlüsselungstechnologien.
4. Informationspflichten gegenüber betroffenen Personen
Wir informieren betroffene Personen umfassend über die Zwecke, für die ihre Daten erhoben und verarbeitet werden. Die Informationen erfolgen in klarer und verständlicher Form. Zudem stellen wir sicher, dass betroffene Personen ihre Rechte gemäß der DSGVO ausüben können, wie beispielsweise das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung ihrer Daten.
5. Auftragsverarbeitung und Dritte
Sofern wir Auftragsverarbeiter hinzuziehen, stellen wir sicher, dass diese die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz der Daten ergreifen. Zudem schließen wir entsprechende Verträge ab, um die rechtlichen Anforderungen der DSGVO zu erfüllen. Die Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur bei Vorliegen einer Rechtsgrundlage und unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben.
6. Datenschutz-Folgenabschätzung und Meldepflicht bei Datenpannen
Wir führen Datenschutz-Folgenabschätzungen durch, sofern eine Verarbeitung personenbezogener Daten voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen mit sich bringt. Zudem melden wir Datenpannen unverzüglich der zuständigen Datenschutzbehörde und informieren betroffene Personen über die betroffenen Daten und die ergriffenen Maßnahmen zur Abhilfe.
7. Datenschutzbeauftragter
Wir haben einen Datenschutzbeauftragten bestellt, der für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen zuständig ist. Der Datenschutzbeauftragte steht als Ansprechpartner sowohl für das Unternehmen als auch für betroffene Personen zur Verfügung.
8. Datenschutz-Schulungen und Sensibilisierung
Wir stellen sicher, dass alle Mitarbeiter regelmäßig hinsichtlich des Datenschutzes geschult und sensibilisiert werden. Mitarbeiter erhalten Informationen über ihre Pflichten und Verantwortlichkeiten im Umgang mit personenbezogenen Daten. Dadurch stellen wir sicher, dass sämtliche Mitarbeiter der DSGVO-Verpflichtungserklärung folgen und den Datenschutzbestimmungen gerecht werden.
9. Datenschutz-Folgeabschätzung und Kontrolle
Wir überprüfen regelmäßig unsere Datenschutzmaßnahmen, um sicherzustellen, dass diese stets den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Zudem führen wir interne Audits und Kontrollen durch, um die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen zu gewährleisten.
Wir erklären hiermit, dass wir die DSGVO Verpflichtungserklärung gelesen und verstanden haben. Wir verpflichten uns, sämtliche Bestimmungen der DSGVO einzuhalten und die hier festgelegten Maßnahmen umzusetzen.
Unterschrift: [Name und Funktion des Verantwortlichen]
Ausfüllen
Ausdrucken
Wie schreibe ich eine Dsgvo Verpflichtungserklärung
Die DSGVO-Verpflichtungserklärung ist ein wichtiges Dokument, das Unternehmen dabei unterstützt, den Schutz personenbezogener Daten gemäß den Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sicherzustellen.
Um Ihnen bei der Formulierung einer DSGVO-Verpflichtungserklärung zu helfen, haben wir eine 10-stufige Anleitung entwickelt, die alle wichtigen Komponenten berücksichtigt:
1. Kenntnis der Datenschutzgrundverordnung
Bevor Sie eine DSGVO-Verpflichtungserklärung formulieren, sollten Sie sich gründlich mit den Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung vertraut machen. Vergewissern Sie sich, dass Sie die zentralen Grundsätze und Anforderungen der DSGVO verstehen.
2. Identifizierung der betroffenen Daten
Analysieren Sie die personenbezogenen Daten, die Ihr Unternehmen erhebt, verarbeitet und speichert. Machen Sie eine Liste der Datenkategorien und beschränken Sie sich dabei nicht nur auf offensichtliche Informationen wie Namen oder E-Mail-Adressen. Denken Sie auch an sensiblere Daten wie biometrische Informationen oder Gesundheitsdaten.
3. Analyse der Datenverarbeitungsvorgänge
Untersuchen Sie die verschiedenen Vorgänge, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Dies kann beispielsweise die Erfassung, Speicherung, Übermittlung, Löschung oder Berichtigung von Daten umfassen. Machen Sie einen genauen Plan der aktuellen und geplanten Datenverarbeitungsaktivitäten.
4. Festlegung der Rechtsgrundlage
Bestimmen Sie die Rechtsgrundlage, auf der Sie personenbezogene Daten verarbeiten. In den meisten Fällen wird es entweder die Einwilligung der betroffenen Personen oder die Erfüllung eines Vertrags sein. Überprüfen Sie, ob es spezifische Anforderungen gibt, die erfüllt werden müssen, um diese Rechtsgrundlage rechtmäßig nutzen zu können.
5. Sicherheitsmaßnahmen
Definieren Sie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, die Sie ergreifen werden, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Dies kann die Verschlüsselung von Daten, die Schulung der Mitarbeiter im Datenschutz oder die Implementierung von Zugangskontrollen umfassen. Zeigen Sie, dass Sie angemessene Maßnahmen ergreifen, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten zu gewährleisten.
6. Datenspeicherungsdauer
Legen Sie fest, wie lange Sie personenbezogene Daten speichern werden. Berücksichtigen Sie dabei die Grundsätze der Datenminimierung und Speicherbegrenzung. Stellen Sie sicher, dass Ihre Speicherfristen mit den rechtlichen Anforderungen und den Bedürfnissen Ihres Geschäftsmodells im Einklang stehen.
7. Datenschutzrechte betroffener Personen
Erklären Sie, wie Sie die Datenschutzrechte betroffener Personen respektieren werden. Stellen Sie sicher, dass Betroffene ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch ausüben können. Informieren Sie auch über den rechtlichen Rahmen für Beschwerden und deren Bearbeitung.
8. Zusammenarbeit mit Auftragsverarbeitern
Wenn Sie personenbezogene Daten an Auftragsverarbeiter weitergeben, klären Sie in Ihrer Verpflichtungserklärung, wie diese Partnerunternehmen den Datenschutz gewährleisten werden. Stellen Sie sicher, dass Sie Vereinbarungen über die Auftragsverarbeitung haben und dass die Auftragsverarbeiter angemessene Maßnahmen zum Schutz der Daten ergreifen.
9. Datenschutz-Folgenabschätzung
Wenn Ihre Datenverarbeitungsaktivitäten wahrscheinlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten von betroffenen Personen mit sich bringen, müssen Sie eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen. Erklären Sie in Ihrer Verpflichtungserklärung, wie Sie diese Risikoanalyse durchführen und entsprechende Maßnahmen ergreifen werden.
10. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Informieren Sie über die Kontaktdaten Ihres Datenschutzbeauftragten, sofern Sie einen bestellt haben. Dieser Ansprechpartner sollte für betroffene Personen und Aufsichtsbehörden zur Verfügung stehen und deren Fragen oder Anliegen im Zusammenhang mit dem Datenschutz beantworten können.
Mit dieser 10-stufigen Anleitung sollten Sie in der Lage sein, eine aussagekräftige und umfassende DSGVO-Verpflichtungserklärung zu formulieren. Vergessen Sie nicht, dass Ihre Verpflichtungserklärung regelmäßig aktualisiert und angepasst werden sollte, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Gesetzen und den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht.
Hier finden Sie eine Liste mit häufig gestellten Fragen (FAQ) zur Dsgvo Verpflichtungserklärung.
Frage 1: Was ist eine Dsgvo Verpflichtungserklärung?
Eine Dsgvo Verpflichtungserklärung ist eine schriftliche Erklärung, in der ein Unternehmen zusichert, die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (Dsgvo) einzuhalten und den Schutz personenbezogener Daten sicherzustellen.
Frage 2: Wer muss eine Dsgvo Verpflichtungserklärung abgeben?
Grundsätzlich muss jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten verarbeitet, eine Dsgvo Verpflichtungserklärung abgeben. Dies betrifft sowohl Unternehmen innerhalb der EU als auch Unternehmen außerhalb der EU, die personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten.
Frage 3: Welche Elemente sollte eine Dsgvo Verpflichtungserklärung enthalten?
Eine Dsgvo Verpflichtungserklärung sollte unter anderem folgende Elemente enthalten:
- Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
- Zweck der Datenverarbeitung
- Art und Umfang der verarbeiteten Daten
- Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
- Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten
Frage 4: Wie sollte eine Dsgvo Verpflichtungserklärung formuliert werden?
Eine Dsgvo Verpflichtungserklärung sollte klar, präzise und verständlich formuliert sein. Es ist wichtig, keine vagen oder mehrdeutigen Formulierungen zu verwenden und alle relevanten Informationen anzugeben.
Frage 5: Gibt es Muster oder Vorlagen für eine Dsgvo Verpflichtungserklärung?
Ja, es gibt verschiedene Muster und Vorlagen für Dsgvo Verpflichtungserklärungen, die als Ausgangspunkt für die eigene Erklärung dienen können. Diese können jedoch je nach Unternehmensgröße und Datenverarbeitung angepasst werden.
Frage 6: Ist eine Dsgvo Verpflichtungserklärung rechtlich bindend?
Ja, eine Dsgvo Verpflichtungserklärung ist rechtlich bindend. Durch die Unterzeichnung oder Zustimmung zu dieser Erklärung verpflichtet sich das Unternehmen, die Bestimmungen der Dsgvo einzuhalten.
Frage 7: Was sind die Konsequenzen bei Nichtbeachtung einer Dsgvo Verpflichtungserklärung?
Bei Nichtbeachtung einer Dsgvo Verpflichtungserklärung können rechtliche Schritte, Geldbußen oder andere Sanktionen seitens der Datenschutzbehörden folgen. Zudem kann das Unternehmen das Vertrauen seiner Kunden verlieren und seinen Ruf schädigen.
Frage 8: Wie oft muss eine Dsgvo Verpflichtungserklärung aktualisiert werden?
Eine Dsgvo Verpflichtungserklärung sollte regelmäßig auf Aktualität überprüft und bei Bedarf aktualisiert werden. Dies ist besonders wichtig, wenn sich die Gesetzgebung oder die Art der Datenverarbeitung im Unternehmen ändern.
Frage 9: Wo sollte eine Dsgvo Verpflichtungserklärung veröffentlicht werden?
Eine Dsgvo Verpflichtungserklärung sollte auf der Webseite des Unternehmens veröffentlicht werden. Zusätzlich kann sie auch in Verträgen, Datenschutzrichtlinien oder anderen relevanten Dokumenten erwähnt werden.
Frage 10: Müssen alle Mitarbeiter eines Unternehmens die Dsgvo Verpflichtungserklärung unterzeichnen?
Ja, in der Regel sollten alle Mitarbeiter eines Unternehmens die Dsgvo Verpflichtungserklärung unterzeichnen, um ihre Zustimmung zur Einhaltung der Dsgvo zu bestätigen.
Frage 11: Gibt es Ausnahmen von der Dsgvo Verpflichtungserklärung?
Es gibt bestimmte Ausnahmen von der Dsgvo Verpflichtungserklärung, zum Beispiel für Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern, sofern keine risikoreiche Verarbeitung personenbezogener Daten stattfindet. Es ist jedoch ratsam, sich im Zweifelsfall rechtlich beraten zu lassen.
Wir hoffen, dass diese FAQ Ihnen bei Fragen rund um die Dsgvo Verpflichtungserklärung weitergeholfen haben. Sollten Sie weitere Fragen haben, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.