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Vorlage
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Vordruck
Die nachfolgende Verschwiegenheitserklärung regelt den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Bitte lesen Sie diese Erklärung sorgfältig durch und bestätigen Sie Ihre Zustimmung, indem Sie sie unterzeichnen.
1. Allgemeine Bestimmungen
1.1 Als Mitarbeiter/Mitarbeiterin meines Unternehmens verpflichte ich mich, sämtliche personenbezogenen Daten, die im Rahmen meiner beruflichen Tätigkeit oder im Zusammenhang mit meiner Beschäftigung erlangt werden, vertraulich zu behandeln.
1.2 Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dazu gehören unter anderem Name, Anschrift, Geburtsdatum, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Bankdaten sowie besondere Kategorien personenbezogener Daten wie religiöse oder politische Überzeugungen, Gesundheitsdaten oder biometrische Daten.
1.3 Ich bin mir bewusst, dass persönliche Daten besonders schützenswert sind und nur für legitime geschäftliche Zwecke verwendet werden dürfen.
2. Verwendungszweck
2.1 Ich darf personenbezogene Daten nur für die Zwecke verwenden, für die ich sie erhalten habe oder die in unserem Unternehmen festgelegt sind. Eine Verwendung zu anderen als den vereinbarten Zwecken ist nur nach ausdrücklicher Genehmigung gestattet.
2.2 Jegliche Weitergabe von personenbezogenen Daten an Dritte bedarf einer schriftlichen Einwilligung der betroffenen Person, es sei denn eine gesetzliche Verpflichtung besteht.
3. Datensicherheit
3.1 Ich verpflichte mich, alle geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zu ergreifen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Dies beinhaltet unter anderem den Schutz vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Missbrauch oder Offenlegung.
3.2 Sollte ein Datenleck oder ein Verstoß gegen die Datensicherheit auftreten, werde ich dies unverzüglich meinem Vorgesetzten melden.
4. Aufbewahrung und Löschung
4.1 Personenbezogene Daten dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
4.2 Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist oder bei Wegfall des Nutzungszwecks, sind die Daten unverzüglich und endgültig zu löschen oder zu vernichten.
5. Haftung und Vertraulichkeit
5.1 Sollte ich gegen diese Verschwiegenheitserklärung oder andere datenschutzrechtliche Bestimmungen verstoßen, kann dies straf- und disziplinarrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
5.2 Alle personenbezogenen Daten sind strikt vertraulich zu behandeln. Eine Weitergabe an unbefugte Dritte ist ausdrücklich untersagt.
6. Unterzeichnung
6.1 Mit meiner Unterschrift bestätige ich, dass ich diese Verschwiegenheitserklärung gelesen und verstanden habe.
6.2 Ich erkläre mich damit einverstanden, dass ich während meiner Tätigkeit Zugriff auf personenbezogene Daten haben werde und diese gemäß den oben genannten Bestimmungen behandeln werde.
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Wie schreibt man eine Verschwiegenheitserklärung Dsgvo
Wie formuliere ich eine Verschwiegenheitserklärung DSGVO
Eine Verschwiegenheitserklärung (auch Vertraulichkeitserklärung genannt) ist ein wichtiges Dokument, das sicherstellt, dass vertrauliche Informationen, die im Rahmen einer Geschäftsbeziehung ausgetauscht werden, geschützt werden. Mit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Jahr 2018 gibt es nun bestimmte Anforderungen und Bestimmungen, die bei der Formulierung einer Verschwiegenheitserklärung berücksichtigt werden müssen. In diesem Artikel werden wir Ihnen eine 10-stufige Anleitung geben, wie Sie eine Verschwiegenheitserklärung DSGVO-konform erstellen können.
1. Überschrift und Einleitung
Beginnen Sie mit der Überschrift „Verschwiegenheitserklärung DSGVO“ gefolgt von einer kurzen Einleitung, die den Zweck und den Geltungsbereich der Erklärung erklärt. Geben Sie an, dass die Erklärung im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung steht.
2. Definitionen
Definieren Sie in diesem Abschnitt die wichtigsten Begriffe, die in der Verschwiegenheitserklärung verwendet werden. Dies kann Begriffe wie „vertrauliche Informationen“, „parteien“, „beauftragter“ und andere umfassen. Stellen Sie sicher, dass die Definitionen klar und präzise sind, um Missverständnisse zu vermeiden.
3. Verpflichtung zur Vertraulichkeit
Geben Sie in diesem Abschnitt die Verpflichtung zur Vertraulichkeit an. Erklären Sie, dass alle vertraulichen Informationen streng vertraulich behandelt werden müssen und dass die Parteien alle angemessenen Maßnahmen ergreifen werden, um die Vertraulichkeit zu wahren.
4. Umfang der Verpflichtungen
Beschreiben Sie den genauen Umfang der Verpflichtungen der Parteien zur Vertraulichkeit. Geben Sie an, welche Arten von Informationen als vertraulich gelten und welche Maßnahmen ergriffen werden müssen, um deren Vertraulichkeit zu gewährleisten. Stellen Sie sicher, dass dies im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO steht.
5. Zweck der Verwendung der vertraulichen Informationen
Erklären Sie den Zweck, für den die vertraulichen Informationen verwendet werden dürfen. Geben Sie an, dass die Informationen nur für den angegebenen Zweck verwendet werden dürfen und dass eine darüber hinausgehende Nutzung nur mit schriftlicher Zustimmung der betroffenen Partei erlaubt ist.
6. Umgang mit vertraulichen Informationen
Geben Sie detaillierte Anweisungen, wie die vertraulichen Informationen gehandhabt werden sollen. Stellen Sie sicher, dass die Bestimmungen im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Anforderungen stehen und dass angemessene Sicherheitsmaßnahmen ergriffen werden, um die Vertraulichkeit der Informationen zu gewährleisten.
7. Weitergabe von vertraulichen Informationen
Erklären Sie, dass vertrauliche Informationen nur an Mitarbeiter oder Dritte weitergegeben werden dürfen, die zur Erfüllung des angegebenen Zwecks beitragen und die ebenfalls zur Vertraulichkeit verpflichtet sind. Geben Sie an, dass die Weitergabe nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung der betroffenen Partei erfolgen darf.
8. Dauer der Verpflichtung
Legen Sie fest, wie lange die Verpflichtung zur Vertraulichkeit gilt. Geben Sie an, dass die Verpflichtung auch nach Beendigung der Geschäftsbeziehung fortbesteht und dass die vertraulichen Informationen zurückgegeben oder vernichtet werden müssen, sobald sie nicht mehr benötigt werden.
9. Haftung und Verletzung der Verpflichtung
Erklären Sie die Haftung der Parteien bei Verletzung der Verpflichtungen zur Vertraulichkeit. Geben Sie an, dass die betroffene Partei bei Verletzung Anspruch auf Schadensersatz hat und dass rechtliche Schritte eingeleitet werden können.
10. Schlussbestimmungen
Geben Sie in diesem Abschnitt an, dass die Verschwiegenheitserklärung von beiden Parteien unterzeichnet werden muss und dass sie das gesamte Abkommen zwischen den Parteien darstellt. Geben Sie außerdem an, dass Änderungen oder Ergänzungen nur schriftlich vereinbart werden können.
Mit dieser Anleitung sind Sie nun in der Lage, eine Verschwiegenheitserklärung DSGVO-konform zu formulieren. Denken Sie daran, dass es ratsam ist, sich bei rechtlichen Fragen von einem Anwalt beraten zu lassen, um sicherzustellen, dass Ihre Erklärung alle erforderlichen rechtlichen Bestimmungen enthält.
FAQ: Verschwiegenheitserklärung Dsgvo
- Frage 1: Wie schreibe ich eine Verschwiegenheitserklärung im Rahmen der Dsgvo?
- Antwort: Bei der Erstellung einer Verschwiegenheitserklärung im Rahmen der Dsgvo ist es wichtig, alle relevanten datenschutzrechtlichen Bestimmungen und Anforderungen zu berücksichtigen. Dies beinhaltet unter anderem die Pflicht zur Geheimhaltung sensibler personenbezogener Daten sowie Maßnahmen zum Schutz dieser Daten.
- Frage 2: Welche Elemente sollten in einer Verschwiegenheitserklärung enthalten sein?
- Antwort: Eine Verschwiegenheitserklärung sollte mindestens die Identifizierung und Verpflichtung zur Vertraulichkeit, den Anwendungsbereich der Verpflichtung, die Dauer der Verpflichtung und mögliche Konsequenzen bei Verstößen enthalten.
- Frage 3: Gibt es Vorlagen oder Muster für eine Verschwiegenheitserklärung im Rahmen der Dsgvo?
- Antwort: Ja, es gibt verschiedene Vorlagen und Muster für Verschwiegenheitserklärungen im Rahmen der Dsgvo, die als Ausgangspunkt für die individuelle Anpassung verwendet werden können. Es ist jedoch wichtig, dass diese Vorlagen den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens und der Dsgvo entsprechen.
- Frage 4: Muss eine Verschwiegenheitserklärung bei jedem Vorgang zur Datenverarbeitung verwendet werden?
- Antwort: Eine Verschwiegenheitserklärung muss in der Regel bei jedem Vorgang zur Datenverarbeitung verwendet werden, bei dem eine Geheimhaltungspflicht besteht. Dies betrifft insbesondere Unternehmen, die personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten.
- Frage 5: Welche Konsequenzen können bei Verstößen gegen eine Verschwiegenheitserklärung drohen?
- Antwort: Bei Verstößen gegen eine Verschwiegenheitserklärung können rechtliche Konsequenzen wie Schadensersatzforderungen, Vertragsstrafen oder arbeitsrechtliche Maßnahmen drohen. Zudem können auch imageschädigende Auswirkungen auf das Unternehmen entstehen.
- Frage 6: Gilt eine Verschwiegenheitserklärung auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses?
- Antwort: Ja, eine Verschwiegenheitserklärung gilt in der Regel auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses und kann weiterhin bindend sein.
- Frage 7: Wie kann ich sicherstellen, dass meine Verschwiegenheitserklärung rechtskonform ist?
- Antwort: Um sicherzustellen, dass Ihre Verschwiegenheitserklärung rechtskonform ist, empfiehlt es sich, rechtlichen Rat einzuholen oder sich an Muster und Vorlagen zu orientieren, die den aktuellen datenschutzrechtlichen Bestimmungen entsprechen.
- Frage 8: Welche Rolle spielt die Dsgvo bei Verschwiegenheitserklärungen?
- Antwort: Die Dsgvo hat das Ziel, den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten. Eine Verschwiegenheitserklärung im Rahmen der Dsgvo dient dazu, die Vertraulichkeit und Sicherheit dieser Daten zu gewährleisten und alle datenschutzrechtlichen Anforderungen zu erfüllen.
- Frage 9: Können Verschwiegenheitserklärungen individuell angepasst werden?
- Antwort: Ja, Verschwiegenheitserklärungen können individuell an die spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden. Es ist jedoch wichtig, dass dabei die rechtlichen Rahmenbedingungen und datenschutzrechtlichen Bestimmungen beachtet werden.
- Frage 10: Sollten Mitarbeiter regelmäßig auf die Verpflichtung zur Verschwiegenheit hingewiesen werden?
- Antwort: Ja, es ist empfehlenswert, Mitarbeiter regelmäßig auf ihre Verpflichtung zur Verschwiegenheit hinzuweisen, um sicherzustellen, dass diese stets die Sensibilität und Vertraulichkeit von personenbezogenen Daten im Rahmen der Dsgvo beachten.